Từ sổ giấy sang dữ liệu dùng chung: được gì và phải đổi thói quen gì

Chuyển đổi số công tác quản lý phòng thí nghiệm không phải là chép sổ giấy vào máy tính. Khác biệt thật nằm ở chỗ dữ liệu dùng chung được giữa các phân hệ và giữa các đơn vị.

Sổ giấy làm được gì và không làm được gì

Sổ giấy ghi lại sự việc rất tốt. Ba việc nó không làm được:

1. Trả lời câu hỏi cắt ngang. "Toàn trường còn bao nhiêu chai axit sunfuric, nằm ở những phòng nào, chai nào sắp hết hạn" - với sổ giấy là mở từng sổ của từng phòng.
2. Giữ nhiều bản sao khớp nhau. Sổ phòng, sổ khoa và báo cáo gửi lên trường là ba bản chép tay, và chúng lệch nhau theo thời gian.
3. Cảnh báo trước. Giấy không tự nhắc thiết bị sắp đến hạn hiệu chuẩn hay hóa chất sắp hết hạn.

Đổi lại, phải đổi thói quen gì

Đây là phần thường bị xem nhẹ. Hệ thống chỉ hữu ích khi dữ liệu được giữ tươi, nghĩa là:

• Ghi giao dịch hóa chất ngay trong ngày. Ghi muộn thì số trên phần mềm lệch số trên kệ, và lần kiểm kê sau không biết lệch từ đâu.
• Ghi nhật ký buổi sử dụng phòng. Đây là nguồn duy nhất để tính mức độ khai thác phòng.
• Báo sự cố, kể cả sự việc suýt xảy ra.

Không phần mềm nào bù được cho dữ liệu không ai nhập.

Làm dần, không làm một lần

Kinh nghiệm từ đợt triển khai vừa rồi: những phần có dữ liệu sẵn (hóa chất, tài sản, công cụ) nhập được theo lô bằng tệp Excel. Những phần sinh ra theo thời gian (giao dịch, nhật ký sử dụng, bảo trì) thì bắt đầu từ hôm nay và tích lũy dần, không có cách nào nhập ngược quá khứ.

Đo bằng gì

Vài chỉ số cho biết chuyển đổi có thật hay chỉ hình thức:

• Tỷ lệ hóa chất có mã CAS và phân loại nguy hiểm đầy đủ.
• Số buổi sử dụng phòng được ghi nhật ký mỗi tháng.
• Số thiết bị có lịch bảo trì.
• Số tài khoản thực sự đăng nhập, không phải số tài khoản được cấp.

Ảnh: Trường Đại học Quy Nhơn / Chương trình IUC-QNU.